Nieopłacona faktura to jedna z tych sytuacji, które potrafią skutecznie popsuć płynność finansową firmy. Wystawiasz dokument, wykonujesz usługę albo dostarczasz towar, a zapłata… nie nadchodzi. Wtedy pojawia się naturalne pytanie: kiedy wolno naliczyć odsetki i na jakich zasadach? Wiedza w tym zakresie pozwala działać spokojnie, zgodnie z prawem i bez niepotrzebnych emocji. Ten poradnik wyjaśnia, od kiedy odsetki za opóźnienie są należne, jakie przepisy mają zastosowanie i jak je prawidłowo obliczyć w relacjach biznesowych.
Kiedy faktura staje się przeterminowana?
Moment, od którego można mówić o zaległości, jest prosty do ustalenia. Liczy się termin płatności wskazany na fakturze lub w umowie. Jeżeli termin minął, a pieniądze nie wpłynęły na konto, powstaje nieopłacona faktura.
W relacjach między firmami nie ma znaczenia, czy kontrahent otrzymał przypomnienie. Opóźnienie powstaje automatycznie wraz z upływem terminu.
Czy zawsze można naliczyć odsetki?
W obrocie gospodarczym odpowiedź brzmi: w większości przypadków tak. Naliczenie odsetek jest możliwe nawet wtedy, gdy faktura nie zawiera o nich wzmianki.
Prawo stoi po stronie wierzyciela. Jeżeli dłużnik spóźnia się z zapłatą, powstaje prawo do odsetek, niezależnie od przyczyny opóźnienia.
Jakie odsetki stosuje się w relacjach B2B?
W transakcjach między przedsiębiorcami stosuje się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Ich wysokość ogłaszana jest przez Ministra Finansów i zmienia się wraz ze stopami procentowymi.
Nie trzeba wykazywać poniesionej szkody. Sam fakt opóźnienia wystarcza, aby odsetki od faktury były należne.
Od którego dnia liczyć odsetki?
Odsetki nalicza się od dnia następującego po terminie płatności wskazanym na fakturze. Jeżeli termin przypadał na 10 maja, pierwszy dzień naliczania to 11 maja.
Nie ma znaczenia, czy kontrahent obiecywał zapłatę „jutro” lub „w przyszłym tygodniu”. Termin płatności faktury jest tu rozstrzygający.
Czy trzeba wysyłać wezwanie do zapłaty?
Wezwanie nie jest warunkiem naliczania odsetek, ale bywa bardzo pomocne. Wezwanie do zapłaty porządkuje komunikację i często przyspiesza przelew.
W praktyce dobrze wskazać w nim:
- numer i datę faktury,
- kwotę główną,
- należne odsetki,
- nowy, krótki termin zapłaty.
Jak obliczyć należne odsetki?
Podstawą jest kwota brutto faktury, liczba dni opóźnienia oraz aktualna stawka. Obliczanie odsetek można wykonać ręcznie lub przy pomocy kalkulatorów dostępnych online.
Ważne, aby stosować właściwy rodzaj odsetek i prawidłowy okres. Błędy rachunkowe mogą osłabić Twoją pozycję w sporze.
Co zrobić, gdy kontrahent nadal nie płaci?
Jeżeli odsetki i wezwania nie przynoszą efektu, warto rozważyć dalsze kroki. Windykacja należności może mieć formę polubowną lub sądową.
Często już sama informacja o skierowaniu sprawy dalej mobilizuje dłużnika do zapłaty, zanim sprawa trafi do sądu.
Nieopłacona faktura i odsetki – co to oznacza w praktyce?
Świadome korzystanie z prawa do odsetek porządkuje relacje biznesowe. Pokazuje, że terminy mają znaczenie, a nieopłacona faktura nie jest tematem do odkładania na później.
Odsetki nie są karą, lecz rekompensatą za zamrożone środki. Umiejętne ich stosowanie wspiera stabilność finansową firmy i pozwala prowadzić biznes na jasnych zasadach.
Autor: Ksawery Kozłowski
